Для проведения семинара, важно позаботиться о хорошем помещении. Оно должно быть просторным и светлым. Главное, чтоб локация была доступной. Стоит выбирать вариант, который расположен рядом со станцией метро, остановкой автобуса. Таким образом, участники вовремя прибудут на мероприятие.

Заблаговременная аренда зала для тренинга киев позволит создать встречу, которая точно останется в памяти. Подобный подход дает возможность узнать все тонкости организации, договориться с администратором, настроить технику, украсить пространство.

Основное техническое оснащение

На ивенты собирается много людей. Обязательно нужно проследить, чтоб все имели доступ к информации. В комнате должны быть:

  • хорошая аудио система;
  • микрофоны;
  • возможность трансляции видео;
  • скоростной интернет;
  • доска.

Вся эта техника позволит участникам слышать то, что говорит спикер. Наличие большого монитора требуется, чтоб визуализировать информацию, показать видео или презентацию.

Интернет — важный момент, особенно если семинар будут транслировать в сеть. Стабильное подключение дает возможность получить информацию тем, кто не смог приехать.

Также, стоит уточнить есть ли запись мероприятия. Это существенный момент для тех, кто рассылает видео с конференции. Таким образом у всех будет доступ к данным, знаниям, которыми делились спикеры. Нужно уточнить, присутствует техник во время тренинга. Это огромный плюс, специалист оперативно исправит неполадки, которые возникнут в процессе

Еще один момент, который обязательно учитывают: вентиляция, отопительные приборы. Если тренинг проходит летом, может быть жарко или даже душно. Посторонний шум с улицы отвлекает, поэтому необходимо побеспокоится о притоке свежего воздуха.

При организации собрания в холодную пору года, главное создать комфортные температурные условия. В случае, когда тепла от батарей не хватает, придется позаботиться о радиаторах или обогревателях. Главное, не переусердствовать. Климат в помещении должен быть приятным для всех.

Размеры локации для конференции и размещение иногородних гостей

Комната должна быть просторной, чтоб участники могли спокойно перемещаться. Надо учитывать то, что встреча бывает интерактивной, поэтому лучше уточнить о том, можно ли быстро переставить стулья.

В помещении должно быть достаточно места. Близость других людей может смущать, или вызывать дискомфорт. Лучше необходимо соблюдать дистанцию. Можно поставить дополнительные посадочные места, чтоб каждый можно найти наиболее удобное.

Стенды, стойки для презентации товара стоит разместить вдоль стены. Нужно позаботиться о том, чтоб все увидели, либо же протестировали продукцию. Промоутерам выделяют отдельное место. Это позволит продемонстрировать все возможности товара.

Практически каждый современный конференц зал предлагает кофе-брейки или обеденный перерыв. Эта часть мероприятия будет проходить на отдельной локации. Персонал подготовит напитки, закуски, не отвлекая гостей шумом.

Читать
Переводим индийскую мифологию

Часто во время перерыва комнату готовят к теоретической части:

  • выносят мебель;
  • переставляют стулья;
  • убирают проектор;
  • приносят канцелярию;
  • раскладывают рабочие материалы.

Чтоб все сделать максимально быстро, лучше заранее договориться с администратором. Такой подход быстро организует переход от одной части к другой, пока все заняты обедом и общением.

Перерыв во время мероприятия может быть не только обеденным. Он обязателен, чтоб все познакомились, немного выдохнули, переварили полученную информацию. В этих целях можно использовать холл, отдельную зону или балкон. Необходимы стулья или диваны, где можно разместиться.

Стоит побеспокоиться о свободном доступе на улицу. Свежий воздух освежит, придаст бодрости. Если семинар организовывают в холодное время, без гардероба не обойтись. Важно, чтоб был персонал, который сохранит вещи, будет следить за порядком.

Еще один момент, который не стоит упускать из вида — парковка. Охраняемое место, где можно оставить транспортное средство, снижает уровень тревоги. Это повысит уровень лояльности к организатору.

Еще надо помнить о том, что гости приезжают из других городов. Можно заранее уточнить адреса ближайших хостелов, гостиниц. Адреса можно отправить сообщением, написать в буклете. Можно договориться о сотрудничестве, которое позволит получить скидку при поселении. Или же договорится о взаимной рекламе.

Оформление зала для конференции

Лучше всего выбирать помещение, оформленное в нейтральных тонах. Таким образом можно:

  • поставить стенды;
  • сделать растяжки;
  • оформить комнату в тематических тонах;
  • создать яркую фотозону.

Оформление должно соответствовать тематике ивента. Для презентации товара или продукта, можно использовать корпоративные тона. Для креативных, творческих встреч применяют яркие оригинальные рисунки на плакатах. Стенды с описанием программы, списками участников, дополнительной информацией помогут лучше ориентироваться во время проведения тренинга.

Часто в качестве украшения используют шарики. Можно сделать арку, разместить, рядом со стендами. Цветные варианты, однотонные — выбор огромный. Это разнообразит встречу, поднимет настроение всем. 

Фотозона — атрибут, который поможет увеличить узнаваемость встречи. Можно использовать изображение, которое подходит по теме, персонажей, разные картинки. Гости сделают красивые фото для социальных сетей, что привлечет потенциальных посетителей.

Как определиться, какой зал нужен?

Прежде, чем бронировать комнату, стоит подумать о том:

  • какую максимальную сумму можно тратить на аренду;
  • насколько удобно добираться;
  • четко сформулировать количество посадочных мест, расстановку мебели, необходимый климат, техническое оснащение

Таким образом можно быстро найти вариант, который даст возможность провести отличный семинар или тренинг. Лучше всего заранее посетить локацию, чтоб убедиться в том, насколько она подходит, обсудить все детали с персоналом.